一、供应商的选定
- 采购部根据“年度供应商评估表”和“定点供应商评估表”对供应商进行选定，选定的原则是保证采购质量、保证配套服务，尽量减少采购成本，以形成合理的竞争机制。
- 对所有的供应商必须建立供应商档案，包括但不限于公司名称、地址、联系人、电话、电子邮件、供应商类型（生产厂家、代理商等）、资信状况（注册资金、银行开户行、年营业额等）、其他业务联系人及业务资料等。
- 供应商选定流程：采购员根据“年度供应商评估表”和“定点供应商评估表”对供应商进行初步筛选，然后提交采购部经理审核，最后由总经理审批后确定最终供应商。
二、采购计划的制定
- 每月底和每季度末，各部门必须制定下个月及下一季度的详细采购计划。采购计划的制定要根据公司的采购标准进行，如公司没有标准的则根据实际需求进行合理采购。
- 采购计划的制定流程：使用部门制定采购计划，报部门经理审核，然后提交到采购部经理审核，最后由总经理审批后确定最终采购计划。
三、采购计划的执行
- 采购部根据审核通过的采购计划进行采购。对于日常零星物品的采购可采用电话询价后确认的方式进行，在询价后确认的前提下可直接采取电子合同或QQ邮箱合同的方式与供应商签订供货协议，同时该协议作为相关单据的附件一并存档；对于较大的采购项目须有经过核准的《请购单》才能进行采购；对于一些特殊物品的采购需先通过请购单报总经理批准后再进行采购。
- 采购部对经过批准的请购单向供应商发出订货单，要求供应商按期交货，同时要求使用者或领用部门在订货单上签字确认。在订货单上应明确货物的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、验收标准及质量要求等内容。
- 供应商按期交货后，应立即通知需用部门并协助需用部门对货物进行验收，验收合格后需用部门在验收单上签字确认。验收单作为财务付款的依据之一。
四、付款及结算方式
- 支付物料或设备款时，必须要有加盖公司财务专用章和总经理章的有效发票，并在发票背面注明领款人的身份证号码及姓名。没有有效发票或发票背面没有领款人签名的，财务部有权拒付货款。
- 财务部在办理付款手续时，应核实有关材料与原始发票之间的数量和金额是否相符。如果不相符的应立即拒付。对有关材料没有齐全手续的，不得办理付款手续。